Vendar pa je njegova najenostavnejši, sistem za upravljanje z dokumenti je sestavljen iz optičnega bralnika in programsko opremo, ki pretvori papirnate dokumente elektronskih dokumentov PDF. In lahko dobite cenejšo programsko opremo, da bi PDF iskati in urejati. Tukaj je nekaj možnosti:.
Boste morali, da razvijejo svoj sistem za upravljanje elektronske datoteke. Tukaj je nekaj predlogov:
- Ustvarite spletni sistem arhiviranja, kot bi za papir v Omara. Uporabljajte imena, ki bo enostavno datotek in dokumentov, da bi našli in ne pozabite
- Uporabite ". Tiskanje v datoteko " Možnost, da shranite elektronskih dokumentov od zunaj, kot so e-pošte ali spletne izjav, z njihovimi pravilnimi elektronskih datotek.
- redno varnostno kopiranje datotek, verjetno vsaj enkrat tedensko, na CD ali USB ključek.
- Naredite glavni seznam datotek, map, ki jih lahko nanašajo.
- koncu leta s pregledovanjem datotek. Trash vseh, ki jih ne potrebujete več, premikanje datotek, ki se bodo za skladiščenje (kot na letošnjih računi) na CD in ustanovile nove datoteke za novo leto.
Imejte v mislih, da boste tudi za ohranjanje papirni obliki in plevela preko njih na koncu vsakega leta, čeprav bi te datoteke so precej manjše kot prej. Ti dokumenti vključujejo overjene dokumente in gradiva, ki jih potrebujete za pripravo svoje davke.
Ko se boste morda v skušnjavi, da skeniranje prejemkov in kretnjo izvirnike papirja, ne stori tega, pravi Barry Steiner, Chicago CPA in nekdanji IRS sredstvo. Lahko jih potrebovali kot dokaz za davčno revizijo. Steiner priporoča vodenje vseh računov, faktur, prejemke in preklicana preglede, povezane s priznanih odhodkov za obdobje treh let po vložitvi davčne obrazce. Na tej točki, pravi, jih Pare za preprečeva
