Na podlagi priporočil strokovnjakov in podjetij, ki so šli skozi proces, tukaj je nekaj osnovnih korakov za proces tranzicije.
- Spoštovati bo brezpapirnem urad, in prepričati zaposlene, da gredo skupaj z njim, ki pojasnjuje prednosti za vsakega od njih posamezno in kot skupina, in jih vključiti v proces.
- Preverite vaše obstoječe računalniške strojne opreme se prepričajte, da je dovolj robustni za ravnanje dodanih aplikacij in shranjevanje datotek. Poskrbite, da boste imeli zanesljiv backup sistem za vse datoteke, ki jih bo dodal.
- Analizirajte, kaj potrebujete in načrt za izpolnitev. Pomisli, kaj boste verjetno potrebovali v prihodnosti z rastočih podjetij, kot tudi sedaj. Razmisli o tem, katere dokumente je treba pogledali pogosto ali hitro, ki potrebujejo dodatno varnost, in ki bi se lahko opleteni po določenem času.
- Razviti prehoda načrt in časovni razpored.
- Začni majhna z enim samim oddelka ali področja našega poslovanja, tako da lahko reševanje kakršnih koli težav, preden širi svoje področje.
- Raziskave razpoložljiva orodja, da vas (sistemi za upravljanje dokumentov, elektronsko faksiranje, skenerji, varnostne kopije podatkov, sistemi varnostnih pomaga , pretvorbe dokument podjetja, procesne svetovanje).
- Izberite in se dogovorite za nakup orodja, ki jih namerava uporabiti. Za programsko opremo, menijo fit z vašimi potrebami, enostavnost uporabe in izvajanja, stroški, in integracijo z obstoječimi sistemi. In ne zanemarjajo backup mora voditi elektronske podatke bodo izgubile
- Ali majhen testni projekt. kakršno koli potrebne spremembe; in potem premaknete na prehodu v svojem prvem oddelku.
- Pripraviti načrt za stalno uporabo celotne družbe. Vključevati načrt dokument skladiščenja za delavce s posebnimi smernicami
- Postopoma vzemite brezpapirno prehod prek družbe
Next, oglejmo ključni del vsake brezpapir
